Importance de l'Automatisation des Droits et des Permissions lors de la Planification du Contenu

Comment l’industrie de l’édition s’est transformée

Au cours de la dernière décennie, que l’on pourrait qualifier de “décennie numérique”, l’industrie de l’édition a connu une transformation massive du contenu – de sa composition à son format de livraison, en passant par les canaux de distribution et les modèles de consommation. Il suffit de penser à la façon dont l’émergence des appareils intelligents, des livres électroniques et des abonnements en ligne a transformé notre façon de lire et de consommer les documents publiés.

Le livre traditionnel a maintenant évolué vers un contenu agrégé sophistiqué :

• Le contenu principal peut être composé de plusieurs éléments de contenu qui sont dans une variété de formats tels que le texte, les images et la vidéo. Prenons par exemple un magazine numérique ou un manuel scolaire qui contient des images, des graphiques et des citations tirées d’autres sources.
• Les contenus peuvent être regroupés pour des projets spécifiques, comme un dossier pédagogique comprenant un manuel, une vidéo et un quiz interactif.
• Les éléments de contenu peuvent être partagés entre les programmes ou les livres. Par exemple, le matériel pédagogique d’un cours peut comprendre à la fois un guide de l’enseignant et un guide de l’étudiant, chacun comportant des éléments qui se chevauchent.

L’effort de planification du contenu a donc certainement gagné en complexité et en importance pour tous les éditeurs. Après tout, c’est cette innovation qui permet à un éditeur de remplir sa mission d’attirer des lecteurs et des contributeurs de contenu et de se démarquer de la concurrence.

Qu’est-ce que les droits et les permissions pour les éditeurs ?

Une planification efficace des contenus implique des droits et des procédures de permission efficaces. Non seulement il y a la notion de partage et de réutilisation des éléments de contenu, mais ces éléments sont dans des formats différents et ont des droits contractuels différents en fonction de la géographie, du format, de l’usage, de la langue, du temps et autres. Afin de planifier le contenu sans trop dépenser, vous devez savoir ce que vous avez déjà et ses droits. Pour acquérir de nouveaux contenus, vous devez obtenir les droits appropriés et les intégrer dans le calendrier et le budget du projet.

Ce process de “vérification des droits” est souvent une activité de préproduction car le contenu est assemblé et souvent externalisé. Mais il peut être trop tard. Bien qu’elle garantisse la conformité juridique, la vérification des droits ou le contrôle de permission trop tard peut entraver le process de sélection du contenu, augmenter le temps de mise sur le marché et accroître les dépenses globales d’acquisition.

Une tendance populaire chez de nombreux grands éditeurs est de déplacer et d’intégrer étroitement le process de gestion des droits dans le process de sélection des contenus. Pourquoi ?

• Les éditeurs bénéficient d’une visibilité totale dans le dépôt de contenu existant afin de maximiser la réutilisation et, en fin de compte, de réduire les dépenses inutiles.
• Le cycle de vie, de l’idéation à la distribution, est optimisé car vous avez éliminé une étape supplémentaire qui peut potentiellement entraîner un retravail.
• Les éditeurs peuvent trouver le juste équilibre entre créativité et budget dès le début du projet.

Avantages de l’intégration de la sensibilisation aux droits dans le process de sélection des contenus

En intégrant la sensibilisation aux droits dans le process de sélection des contenus, les éditeurs améliorent leur efficacité, réduisent les coûts et mettent en place les contrôles appropriés pour régir leur process. Voyons cela plus en détail en examinant cinq avantages significatifs.

1. Conformité – C’est l’objectif fondamental de toute plateforme de droits. Il s’agit de connaître les droits que vous avez sur vos biens (actif), la façon dont ils sont définis, les limites de quantité et les restrictions temporelles. Un process et une plateforme de gestion des droits protègeront de manière proactive contre l’utilisation abusive de contenus sous licence de la manière suivante :
   1. Évitez d’utiliser des contenus dont les licences ont expiré ou vont bientôt expirer.
   2. Éviter l’utilisation abusive du contenu selon les termes du contrat (par exemple, en utilisant une licence d’impression uniquement dans un format numérique).
   3. Comprendre si la vente ou l’impression des produits a dépassé les limites d’utilisation définies.
   4. Vérifiez si les ventes prévues dépassent les limites de la licence afin de planifier l’acquisition nécessaire.
   5. Savoir quand il faut libérer des talents et gérer le process de libération.
   6. Obtenir des accords de licence pour les nouveaux marchés que l’entreprise prévoit de conquérir.

1. Traçabilité – Connaître le lien entre les produits que vous créez et les éléments de contenu qui les composent. La disponibilité de ces informations, combinée à la connaissance de leurs droits “déjà acquis”, permettra d’améliorer la capacité de découverte, de maximiser la réutilisation et de minimiser les coûts.
   1. Il est important de comprendre quel contenu est utilisé dans le produit dans son ensemble et dans chaque version au fil du temps. Le versionnage au fil du temps vous permettra de remplacer de nouveaux éléments.
   2. En connaissant la relation entre le contenu et le produit et en connaissant les droits sur le contenu, vous pouvez ensuite modéliser de nouvelles versions du produit pour les tester par rapport à l’utilisation souhaitée.
   3. Le fait de savoir quels sont vos contenus et comment vous pouvez les utiliser vous permet de les réutiliser plus souvent dans de futurs produits, projets et marchés tout en respectant les restrictions d’utilisation.
   4. Certains produits ont besoin d’un contenu frais, nouveau et innovant, tandis que d’autres peuvent bénéficier d’une réutilisation. La visibilité de votre contenu et de ses droits vous permet d’éviter de racheter des droits pour ce dont vous aviez déjà les licences.
2. Rapidité de mise sur le marché – Avec une plateforme en place qui relie les droits au développement du contenu, le process de permission peut avoir lieu dès le début de la planification du contenu et donc éliminer la nécessité d’un process long et coûteux pour “autoriser les droits” des produits. Le process est également plus efficace car vous pouvez rationaliser le plan de contenu pour qu’il s’applique à de multiples produits connexes. En fin de compte, les éditeurs sont en mesure de réduire considérablement les délais de production.
3. Flexibilité – En sensibilisant aux droits lors de la sélection des contenus, non seulement nous accélérons le process, mais nous introduisons également une certaine flexibilité dans le process de planification des contenus. Si vous pouvez éliminer le contenu par morceaux ou progressivement, plutôt que dans son ensemble, vous obtenez une meilleure visibilité de ce qui est disponible pour la réutilisation et de ce qui est nécessaire pour l’acquisition. À mesure que les éditeurs innovent et passent au numérique, la structure est plus malléable et vous avez donc besoin d’un process et d’outils qui permettent cette flexibilité.
4. Réduire les coûts – Les équipes de développement de contenu doivent travailler avec un budget et souvent, un process de permission des droits à un stade ultérieur peut faire augmenter les coûts. En avançant l’obtention des droits plus tôt dans le cycle de vie, vous raccourcissez la production, améliorez la flexibilité et, en fin de compte, réduisez les coûts globaux de plusieurs façons :

1. 1. Il n’y a plus d’achat involontaire de droits sur des contenus ou des permissions que vous avez déjà.
   2. En rendant le process d’acquisition des licences plus efficace, le coût interne d’acquisition est réduit. La gestion de la gestion des licences d’actifs entraîne souvent un coût global de main-d’œuvre, qui peut être aussi élevé que celui de la licence de l’actif lui-même. C’est le cas, par exemple, lorsque l’on travaille sur un contenu qui doit être conservé avec beaucoup de soin, comme un bien provenant de la collection d’un photographe prestigieux qui possède des attributs et des droits très spécifiques. Il faut plus d’attention et de travail pour acquérir le bien comme il faut. Une bonne pratique recommandée est de créer un centre d’excellence pour ces actifs de haute qualité.
   3. La gestion manuelle du processus de licence peut s’avérer très difficile et longue : trouver le bon accord, faire correspondre l’utilisation souhaitée des biens à la définition adéquate des droits, et tenir compte des remises et des contraintes géographiques pour les accords de fournisseur privilégié. En automatisant le processus de gestion des droits, vous rendez l’ensemble du processus plus rentable.
   4. Les créateurs de contenu peuvent négocier une meilleure tarification des actifs provenant de fournisseurs privilégiés en utilisant des calculateurs de prix en temps réel pour informer sur les options. En ne perdant pas de temps sur des actifs trop chers, les créateurs peuvent mieux gérer leur budget et accélérer leur process global.
   5. Le fait de faire coïncider le process de permission avec la planification et la sélection du contenu permettra de mieux optimiser le cycle de vie, de l’idée à l’exécution, et de réduire les coûts globaux.
   6. De meilleurs contrôles de conformité dès le départ réduiront les rejets d’actifs qui se produisent lorsque le livre est vérifié pour la publication, éliminant ainsi le coût des retouches qui entraînent souvent des retards et peuvent faire dépasser le budget d’un projet.
   7. L’amélioration des résultats des contrôles de conformité peut même faire baisser les tarifs de l’assurance d’indemnisation d’un éditeur.

Comment mettre en place une plateforme intégrée de droits et de contenus

Il est important d’obtenir les droits associés au contenu au moment où celui-ci est rédigé et/ou assemblé. Pour mettre en place une plate-forme intégrée de droits et de contenu, voici quelques bonnes pratiques clés pour la planification stratégique, l’optimisation des process et la gestion :

Planification stratégique :

• Définir le “langage” de vos droits afin d’assurer la cohérence entre les départements et les concédants de licence en créant un modèle de droits global avec une taxonomie uniforme.
• Gérez vos objectifs en matière de droits en établissant une discipline organisationnelle qui consiste à connaître les droits, les quantités et le calendrier nécessaires pour le produit et à les utiliser pour mener les acquisitions nécessaires. Par exemple, achetez tous les actifs d’un produit pour les mêmes conditions.

Optimiser l’acquisition de contenu :

• Exploiter la réutilisation du contenu comme stratégie dans les bonnes circonstances. Si vous avez déjà beaucoup de contenu en place, il serait avantageux d’intégrer votre process de découverte à votre process de disponibilité des droits.
• Lors de l’acquisition de contenu, il est préférable d’établir des relations avec des fournisseurs privilégiés et de fixer des prix afin d’améliorer le coût et la rapidité du process de décision.
• Lors du traitement d’acquisitions de contenu en volume, il est recommandé de mettre en place un centre d’excellence pour les actifs à forte valeur ajoutée qui doivent être conservés avec beaucoup de soin et qui sont souvent les actifs les plus précieux, stratégiques ou critiques.
• Intégrez l’acquisition de licences à votre plateforme d’achat pour les commandes et les comptes fournisseurs afin de rendre le process plus efficace. Par exemple, générez des bons de commande et soumettez-les automatiquement aux fournisseurs.

Gérer les droits :

• Produire des rapports sur l’utilisation des ventes afin de pouvoir en vérifier la conformité. Il est important de connaître l’association entre les produits et les éléments de contenu afin de croiser les droits de référence pour les éléments de contenu avec les ventes et l’utilisation des produits.
• Tirer parti d’une approche par projet pour gérer l’écosystème des droits, y compris la gestion des équipes, la définition des rôles et des responsabilités, la création de compétences, les opérations basées sur les robots et l’identification des étapes critiques.

En Résumé

Dans le monde numérique actuel, la planification des contenus est complexe et stratégique. Il est donc d’autant plus important d’automatiser le process d’obtention des droits et des permissions et de l’intégrer dans le process de sélection des contenus. Grâce à un système de droits et de permissions pour gérer le process, les éditeurs sont en mesure d’atténuer les risques de non-conformité, d’améliorer la traçabilité, d’accélérer la mise sur le marché, de gagner en souplesse dans la planification des contenus et de réduire les coûts globaux.